Coordinadora Administrativa Agenda y CRM — Distrito Nacional, Santo Domingo

Perfil del rol

Clínica Médica Estética especializada se encuentra en búsqueda de una Coordinadora Administrativa, Agenda y CRM para integrarse a nuestro equipo y asumir un rol clave dentro de la operación administrativa. Buscamos una persona altamente organizada, proactiva, resolutiva y orientada a resultados, con excelente capacidad de seguimiento, comunicación y manejo de múltiples pendientes. No es una posición tradicional de recepción. El puesto está principalmente enfocado en gestión administrativa, agenda, CRM, seguimiento de pacientes potenciales y coordinación previa a las citas. Responsabilidades principales (Algunas): Gestión de agenda y citas Gestionar y mantener organizada la agenda de consultas, seguimientos y otros servicios. Confirmar citas y dar seguimiento a pacientes pendientes de confirmación. Gestionar cambios, cancelaciones, reagendamientos y lista de espera. Identificar oportunidades para ocupar espacios disponibles en agenda. Mantener actualizado el estatus de las citas y sus próximas acciones. CRM y seguimiento de oportunidades: Recibir, registrar y dar seguimiento a nuevos leads y pacientes potenciales. Realizar contacto y seguimiento vía WhatsApp, teléfono y otros canales establecidos. Gestionar prioritariamente oportunidades nuevas y seguimientos pendientes. Crear y mantener actualizados leads, contactos y oportunidades dentro del CRM. Registrar interacciones, resultados, documentación y próximas acciones. Dar seguimiento a oportunidades de corto, mediano y largo plazo, incluyendo contactos inactivos y reactivaciones. Apoyar iniciativas orientadas a mejorar la conversión de prospectos a citas. Trabajar con objetivos e indicadores de seguimiento, agenda y conversión. Comunicación y coordinación pre-visita: Brindar atención profesional y eficiente a prospectos y pacientes vía WhatsApp y teléfono. Orientar sobre los próximos pasos administrativos y escalar consultas cuando corresponda. Solicitar y dar seguimiento a fotografías, formularios, análisis y otros requisitos previos a las citas. Coordinar pendientes administrativos que dependan de otros miembros del equipo. Verificar que los casos bajo su responsabilidad estén correctamente preparados antes de la visita. Organización administrativa: Mantener control y seguimiento de pendientes hasta su resolución. Priorizar tareas según urgencia, impacto y fecha de vencimiento. Mantener registros e información administrativa actualizados. Preparar reportes e indicadores relacionados con sus responsabilidades. Participar en la mejora continua de procesos y herramientas de trabajo. Manejar la información de pacientes y de la organización con absoluta discreción y confidencialidad. Otras responsabilidades La posición también brindará apoyo en otras tareas administrativas, coordinaciones especiales, proyectos internos y responsabilidades asignadas por su supervisión o Dirección, de acuerdo con las necesidades de la organización, manteniendo siempre el adecuado cumplimiento de sus responsabilidades

Requisitos

Inglés oral y escrito requisito indispensable. Modalidad: Presencial. Horario: Lunes a viernes, 8:30 AM 5:30 PM. Perfil que buscamos: Organizada, proactiva, orientada a resultados, autónoma, resolutiva y con buen criterio para priorizar. Ágil con herramientas digitales, CRM y sistemas administrativos. Excelente comunicación oral y escrita. Profesional y cordial en el trato con clientes y pacientes. Persistente y consistente en el seguimiento. Atenta al detalle y responsable con información confidencial. Cómoda trabajando con KPIs y objetivos. Flexible y abierta a aprender nuevos procesos. Requisitos: Excelente dominio del español oral y escrito. Experiencia previa en posiciones administrativas o de coordinación, idealmente combinada con atención al cliente, seguimiento comercial, gestión de agenda o CRM. Experiencia en herramientas digitales y sistemas de gestión. Buen manejo de computadora, correo electrónico y plataformas de comunicación. Excelente redacción y comunicación profesional vía WhatsApp y correo electrónico. Capacidad demostrada para organizar múltiples tareas y dar seguimiento hasta su resolución.

Condiciones

Contrato

Indefinido / Fijo

Jornada

Completa

Horario

Lunes a viernes, 8:30 AM – 6:30 PM

Modalidad

presencial

Ubicación

Distrito Nacional, Santo Domingo

Lo que ofrece

El salario es fijo en su mayor parte y tiene una parte menor que es variable